システム環境改善計画をつくるために

社内のITシステムの評価あるいは新しいものへの入れ替えは経営に直結する重大な課題です。また、社内の業務プロセスを細密に調査するためには全社員の協力が必要ですが、その協力を得るためにはITシステム評価更新プロジェクトへの理解も必要になります。そこで社内にプロジェクトチームをたちあげて一定の影響力をもっている人もプロジェクトリーダーに任命し、本気で取り組んでいく姿勢を見せることが大事です。経営者自らがプロジェクトリーダーになるくらいの心意気があれば新たなものを導入しても成功する確率が高くなります。

プロジェクトの目的はシステム環境改善計画の策定で、そのために個人別の業務調査票と帳票調査票の2種類の業務調査を行います。前者はどのくらいの時間をかけて誰がどんな作業をおこなっているのかを客観的に把握するものです。一日や一週間あるいは一か月の間にどの作業にどれだけの時間をかけているのかを自己申告してもらい、時には調査員を雇い職場に常駐し第三者の視点で作業の様子をチェツクしてもらうことも必要になります。後者は会社内で使われている帳票を把握するもので、業務システムが出力するものは比較的簡単に種類も数も把握することができますが、それ以外に各部署で独自エクセルなどで作成されている帳票も多数存在するためもれなく把握するには時間がかかる作業です。

帳票の作成と確認は人力で行うには手間のかかりすぎる単純労働ですから帳票の作成と中身のデータベース化こそITシステムのもっとも得意とする業務のためしっかりと調査をおこないます。