システムベンダーに提案するまでの流れ

ITシステムの最大の目的は企業にとって業務の効率を向上させることにあります。しかし、実際に業務効率が向上しているかどうかはそれぞれの会社の業務フローを精査してはじめて把握できます。まったく同じものを導入しても会社が異なれば適合したり、しなかったりするものです。たとえば、営業日報をグループウェアのスケジューラーから自動的に吸い上げて記録するシステムがあったとして、これはその後の問い合わせ回数や受注確率などを自動で計算してくれるので営業分析に活かすことができるという触れ込みだったとします。

しかし、営業マンが回った客先をきちんと入力していなかったためにまったく意味をなさないものになっていたという例もあるのです。これは現状で見てみると日報をまとめ打ちしたり、直帰して後日入力という営業マンも多く少ない例ではありません。そもそもルート営業ばかりで新規獲得営業のない会社であればもともとこのようなシステムは不要かもしれません。そのため、現行情報システムと業務プロセスおよび管理水準の問題点をまずは把握することが大事です。

そして業務改善と管理水準向上を基本方針とした会社にとっての理想の業務のやり方を定義します。この時に、現行のものに大きな問題があり新しいものを導入するということであれば、引き続き定義に基づいたシステム化計画を策定することが重要です。その後、複数のベンダーに対する提案書を作成し見積もりを出してもらうところから本格的に選定がスタートします。